L’embauche d’un premier salarié dans les TPE / PME

Lorsqu’un créateur d’entreprise recrute un salarié dès le démarrage de son activité, la plupart des démarches administratives sont prises en charge par le centre de formalités des entreprises (CFE).

Lorsqu’il démarre seul et décide par la suite d’embaucher un salarié, il doit accomplir lui-même les formalités d’embauche.

Recruter un salarié est une décision importante car elle aura un impact sur la situation du créateur d’entreprise, qui devient employeur et sur l’organisation de l’activité qu’il faudra adapter.

Le recrutement

Avant d’embaucher son premier salarié, le chef d’entreprise doit passer par la phase de recrutement :

  • Définir le poste et le profil recherché
  • Choisir le type de contrat de travail
  • Diffuser l’offre d’emploi
  • Sélectionner les candidats
  • Faire passer les entretiens

Le chef d’entreprise doit également appréhender le coût global de l’embauche :

  • Les principaux coûts directs sont : Le salaire brut, les éventuels avantages en nature (nourriture, logement), gratifications : 13ème mois, prime de vacances…), intéressement et la participation ainsi que les charges patronales.
  • Les coûts indirects : Les coûts indirects sont notamment composés des ressources dont le salarié aura besoin pour l’exécution de son travail (matériels, fournitures, équipements).

Afin de soutenir les chefs d’entreprise, il existe différents dispositifs d’aide à l’embauche :

  • Les exonérations ou allégements de charges sociales : dispositif dit “réduction Fillon”, les exonérations et allégements pour les entreprises implantées dans certaines zones (bassin d’emploi à redynamiser, zone de revitalisation rurale, zone franche urbaine) ;
  • Les contrats de travail aidés (jeunes, chômeurs longue durée, notamment) : emplois d’avenir, CIE-Starter, CUI-CAE (contrat unique d’insertion – contrat d’accompagnement dans l’emploi), CUI-CIE (contrat unique d’insertion – contrat initiative emploi), contrat de professionnalisation, etc.

La déclaration préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) permet de faciliter les démarches administratives des employeurs. Son utilisation est obligatoire sur l’ensemble du territoire (Outre-mer compris), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d’embauche des petites entreprises.

Les autres formalités à effectuer

Le chef d’entreprise reste tenu d’effectuer lui-même les formalités suivantes :

  • S’immatriculer auprès d’une caisse de retraite complémentaire (personnel cadre et non cadre)*
  • Informer l’inspection du travail
  • Établir un contrat de travail ou une lettre d’embauche
  • Ouvrir un registre unique du personnel

* Que l’employeur recrute un salarié dès le démarrage de son entreprise ou lorsque l’activité a déjà débuté, il a l’obligation de proposer une complémentaire santé collective obligatoire à tous ses salariés (loi du 14/06/2013). Cette couverture collective obligatoire ne concerne pas le chef d’entreprise travailleur non salarié. Le contrat devra respecter les règles des contrats responsables et assurer une couverture minimale de garanties appelée « panier de soins », dont les garanties sont précisées par le décret du 08/09/14 pour bénéficier d’avantages fiscaux et sociaux. L’employeur devra participer au moins à 50% de la cotisation. La mise en place de la complémentaire santé nécessite le respect d’un certain formalisme et devra être matérialisée par écrit et remise à chaque salarié contre signature.

Les obligations à remplir

Le chef d’entreprise doit en outre remplir certaines obligations notamment :

  • Tenir un livre de paie ou garder un double des bulletins de paie
  • Conserver les observations et mises en demeure des agents de l’inspection du travail
  • Tenir le document unique d’évaluation des risques qui répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques et doit être tenu à jour au minimum tous les ans
  • Afficher certaines informations dont les principales sont :
    • adresse, nom et téléphone de l’inspecteur du travail territorialement compétent,
    • adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d’urgence, – avis de l’existence d’une convention collective,
    • règlement intérieur s’il en existe un,
    • horaire de travail et durée du repos,
    • interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise,
    • modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques.

L’affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.

Les formalités d’embauche simplifiées dans les petites entreprises

  • Le TESE (Titre emploi-service entreprise) permet, par son utilisation, de satisfaire aux obligations sociales liées à l’embauche d’un salarié.
  • La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) permet à l’employeur :
    • d’obtenir le calcul des rémunérations et de l’ensemble des cotisations et contributions dues en application des dispositions légales et conventionnelles,
    • d’effectuer les déclarations obligatoires relatives aux cotisations et contributions sociales qui doivent être adressées aux Urssaf, aux caisses de retraite et de prévoyance complémentaire, à Pôle emploi et aux caisses de congés payés.

Quelque soient les aides reçues ou les formalités à remplir, le premier critère de recrutement rester l’adéquation du candidat par rapport au poste. Au final, rien ne coûte moins cher que la bonne personne à la bonne place dans l’entreprise !

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